文件和表格

　　文件和表格的印刷成本是影响企业经营的一笔重要的隐形开销。企业要想更好地管理这些页面，提高自己的经营效率，最好就是与自己的印刷服务供应商或内部印刷厂进行合作，并建立起某种类型的印刷管理服务程序。

　　你也许要问：什么是印刷管理服务程序？

　　文件和表格的印刷管理服务程序是一个系统化的程序，它能提高生产率；减少人们在使用工作流程分析和平面设计技术的过程中采集、传输和复原信息的误差；提供管理控制；通过规范化建设减少采购、存储和分销步骤，降低成本；保证印刷材料的充足和企业的正常运转。

　　容易混淆的概念

　　正如需要花费很长时间来进行定义一样，我们向别人解释什么是文件和表格的印刷管理服务程序也并不是一件容易的事情，特别是在人们经常把“文件管理”、“表格管理”和“印刷管理”弄混的情况下。事实上，这些概念也是印刷服务供应商赢得更多业务的一个途径。但是对于真正的专家和一心想为客户服务的组织来说，印刷管理服务程序是一个双赢的解决方案。但是，实际的印刷服务是有着千差万别的。

　　有些经销商能够供储存、分销和库存报告，并把这种服务称为文件、表格或印刷管理。但实际上这种方法并没有对印刷管理和文件/表格进行分析，也不具备很多印刷文件/表格的功能。因此我们说，这并不是真正的印刷文件/表格管理。

　　有些经销商能提供设计服务和某些控制功能，但并不具备储存和分销能力。由于不能随时了解产品的库存情况，所以他们很难对订单进行综合管理，或减少由缺纸造成的紧急订单的数量。所以，这也不是真正的印刷文件/表格管理。

　　此外，还有一些经销商能提供上述所有服务，但他们只对大批量的印刷订单感兴趣。如果一个印刷服务供应商没有像重视长版活那样重视小订单的印刷文件/表格管理工作，那么它就将损失大量与印刷文件/表格有关的费用。因此，我们也不能称之为印刷文件/表格管理。

　　谁、什么、哪里、何时、为什么以及如何

　　你可以通过以下问题最大限度地了解自己所管理的印刷文件：

　　谁想要印刷这份文件/表格？是公司内部的一个人或一个部门，还是很多人/很多部门？
　　是否始终是同一个人？
　　这个文件是否要留在原来的部门里？
　　公司里也许有许多人都没有印刷这个文件的详细说明或政策手册。
　　它是否是一个公用文件/表格，例如：信用卡申请表、入院手续或效力申请等？
　　谁负责接收这些文件/表格？

　　我们对文件发起者提出的问题也同样适用于接收者。

　　这份文件/表格是否要被送到公司以外的地方？
　　如果是，我们是否要考虑公司logo上的文字和图像标准？
　　文件/表格何时完成？
　　每天、每周、每月还是每年？
　　这个文件/表格要在什么地方使用？
　　是要在一个照明充足、干净整洁的办公室里使用，还是要在一个布满油污和化学药剂的生产车间里使用？
　　如果是在运输或接货区域使用，那么那里的照明条件和卫生状况是否很差？
　　文件/表格储存在什么地方？
　　是储存在一个办公室里还是一个没有空调的仓库里？

　　其他一些比较重要的问题：

　　这个文件/表格怎样与其他文件/表格配合使用？它是否含有抄袭的信息？
　　这个文件/表格中的信息是否需要输入计算机系统？
　　信息的顺序是否正确并与标题保持一致？
　　它是否含有条形码或MICR（磁性墨水字符识别技术）字符？文件/表格如何完成？是手工还是机器？是用打字机、文字处理器还电子计算机？
　　文件/表格如何分配？文件副本按什么顺序删除？
　　文件副本是否清晰可读？这些副本是用人工分开还是用机械分开？人们是否需要拷贝文件？
　　收件人是都是用他们的副本？
　　这个文件/表格是如何保存的？
　　它是被装订起来还是被放入文件夹？
　　如果需要打孔，那么孔的尺寸和数量分别是多少？
　　文件/表格的尺寸是否适合存档？
　　文件的存档参考序号是什么？公司名称还是客户名称？

　　这些问题的答案决定着文件/表格的使用方式，一旦完成了对这些问题的分析，并得到了文件/表格所有者提供的内容，我们就可以开始设计了。

　　文件/标的设计

　　文件/表格的设计要用搜集到的所有与文件/表格有关的信息来安排数据段，构造文件/表格，以便最大限度地发挥它们的作用。这些有价值的信息包括：

　　基于国际标准或公认的研究结果的技术参数，其中包括页面尺寸、重量、颜色、可读性、文字大小和测量尺寸等。
　　行业惯例，例如：数据从前到后和从左到右的数据，文件/表格中字体的选择和设计。
　　企业形象，运用正确的标志和指定的文字风格。
　　特定的设计元素。文件/表格的设计方法不止一种。两个文件/表格的设计不同并不意味着其中的一个比另一个好。
　　你要得到一个能够提供最佳功能和利用率的设计方案。

　　更少的纸张，更高的效率

　　简单地说，印刷文件/表格管理的主要目的是减少书面工作，提高工作效率，这样能够直接降低企业的经营开支。如果你认为印刷文件/表格的成本是微不足道的，那可就错了。

　　施乐公司的Doug Boxx指出，目前有95%的信息是存储在纸张上的，只有1%的信息被存储在了电脑里。大约有4%的信息被存储在了微缩胶片或光盘（就像数字数据一样）上。

　　在过去的十二年里，光盘和数字系统已经变得对我们越来越重要了。Boxx先生声称：“目前有65%的工作都属于白领或脑力劳动者，而等到2008年，这一比例将达到90%。75%的薪水（英镑、欧元或美元）将被支付给办公室里的工作人员。这些脑力劳动者并不能生产出产品，但能处理和输出信息。”据Boxx先生介绍，侧重于文件创建和信息输出的脑力工作者往往能够大幅度地提高企业的生产效率，降低生产成本。